#FollowMe

Коли ми говоримо про ІТ-інфраструктуру компанії, то маємо на увазі такі її компоненти, як локально-обчислювальні мережі (ЛОМ), структуровані кабельні системи (СКС), серверне обладнання, програмне забезпечення, системи зберігання та управління даними, засоби інформаційної безпеки, телефонію та інше. Всі ці компоненти є фундаментом будь-якої компанії і її стратегічним активом: від їх ефективної і безперебійної роботи безпосередньо залежить функціонування всього бізнесу. Саме тому витрати на підтримку і модернізацію ІТ-інфраструктури складають істотну частину витрат організації. Однак в цій статті ми піднімемо тему такого компонента ІТ-інфраструктури, як друкована техніка, який часто залишається поза увагою - а даремно.

Як системний інтегратор ми нерідко зустрічаємо замовників, у яких спостерігаємо таку картину: розрізнений парк копіювальної техніки, в кожному кабінеті своє МФУ, поруч з ним - величезна стопка роздрукованих і забутих документів, тому що завдання помилково було надіслане не на те пристрій або сталася повторна друк. Закупівля витратних матеріалів стає найлегшою процедурою: по-перше, для десятків разномарочних пристроїв необхідні відповідні картриджі, по-друге, закупівля грунтується на заявках користувачів, інформація яких часто не відображає дійсність, а лише побажання співробітників, як підсумок: брак матеріалів для одного типу техніки і одночасно з цим надлишок для іншого. Також відсутні інструменти захисту даних і безпечної друку: документи з конфіденційною інформацією може отримати будь-який, хто буде стояти у принтера, прихопивши випадково їх разом зі стопкою паперів або переглядаючи стос документів в пошуках свого.

#followme

Якщо ви впізнали себе в цьому описі або у вас є стійке бажання привести свою систему друку в порядок, убезпечити її і знизити витрати, тоді цей матеріал для вас. На сьогоднішній день провідними рішеннями для управління процесами друку, сканування та копіювання є рішення безпечної відкладеної друку з так званим механізмом FollowMe, коли завдання друку «слідують» за користувачем (далі «FollowMe»). Давайте поглянемо, що вони з себе представляють і які у них є переваги.

FollowMe - це єдина і централізована система з функціями відкладеної друку і маршрутизації завдань, тобто, відправивши документи на друк, забрати ви їх зможете на найближчому пристрої. Сканування проходить ще зручніше: автоматично підставляється Вашу електронну адресу, тому його не треба шукати серед десятків або навіть сотень інших.

Завдяки системі FollowMe у компанії з’являється можливість вести облік документів, що друкуються і налаштовувати політики друку, встановивши обмеження за кількістю і типом відбитків. Наприклад, відправляти великі обсяги тільки на певні МФУ, тому що вони більш економічні. У разі, якщо будь-хто з користувачів спробує роздрукувати об’ємне завдання на іншому пристрої, то йому прийде POP-UP повідомлення про те, де саме це потрібно зробити. Аналітика та правила допомагають позбутися від зайвих витрат на витратні матеріали, плюс скорочується кількість незатребуваною друку, яка йде в сміття через неактуальність, забудькуватості або неуважності. Така друк складає близько 30% - а це досить велика стаття витрат.

Згідно глобального дослідження Infowatch за перше півріччя 2018 року серед основних ресурсів витоків друге місце займають матеріали для друку, при цьому втрата конфіденційної інформації відбувається в більшій мірі через необережність співробітників. FollowMe не просто так називають «системою безпечної друку»: завдання роздруковується лише після авторизації та в присутності її ініціатора, що виключає ризик потрапляння конфіденційних даних в чужі руки. Більш того, деякі різновиди таких систем підтримують настройку автоматичного контролю стоп-слів або ж ручне підтвердження друку і сканування через службу безпеки. Окремі рішення використовують OCR розпізнавання тексту і певних полів в документах. Така функція дозволяє організувати пакетне сканування з ідентифікацією складу документів: визначаються кількість, номер накладної та відповідність документів в 1С. Якщо комплект повний, то все заноситься в систему. Дане рішення може стати повноцінною основою електронного документообігу.

Скорочення парку друкарської техніки ще один плюс в скарбничку FollowMe: рішення дозволяє відмовитися від десятків невеликих персональних пристроїв з кожного кабінету на користь одного-двох підлогових МФУ на поверх. У разі якщо один пристрій зламалося або закінчився папір, то роздрукувати документи можна на іншому, при цьому не треба повертатися і відправляти завдання заново - необхідно просто авторизуватися. Крім того, система сама подає сигнали про несправності адміністратору, що допомагає оперативно усунути неполадки і відновити роботу техніки.

#followme

Після короткого розгляду можливостей FollowMe давайте тепер перейдемо до питання впровадження цієї чудової системи. Для безвідмовної і ефективної роботи у МФУ обов’язково повинні бути екран і підтримка Java, також важливо, щоб парк техніки був моновендорним. Дана умова пояснюється тим, що для інтерпретації завдань система використовує тільки один драйвер. Якщо використовувати FollowMe з різними пристроями, є ймовірність зіткнутися з деякими складнощами впровадження, наприклад, наявністю різних черг друку, тобто користувач буде змушений вибирати, на який саме апарат відправляти друк (а весь сенс в тому, щоб він не витрачав на це ні часу, ні уваги). Можна, звичайно, ще без екрану і Java обійтися, але така система буде працювати тільки в режимі принтера і її впровадження обійдеться дорожче. Підхід повинен бути комплексним: вибір обладнання з урахуванням його надійності, ефективності, собівартості і відповідне програмне забезпечення.

Які рішення на ринку систем централізованої і безпечної друку існують сьогодні?

Таких рішень багато: є прості продукти, що забезпечують мінімальну функціональність, є дуже складні і потужні, що дозволяють інтегруватися з існуючими системами документообігу. З простих систем можна відзначити рішення самих виробників техніки:

  • Brother B-guard - просте рішення, яке працює виключно з обладнанням Brother. Дозволяє друкувати з авторизацією, контролювати парк принтерів підприємства і відповідно оптимізувати витрати на друк.
  • Xerox PrintSafe (і останнє рішення на його базі XPMMS) - як зрозуміло з назви, то ж, що і вище: базові функціональні можливості, але є підтримка мультивендорної парку друкарської техніки, правда, з малим покриттям.
  • HP Access Control (HP AC) - точно така ж система друку, як і попередні, інтегрується тільки з обладнанням Hewlett Packard.

Подібні рішення є у виробників Kyocera, Ricoh і ін., Описувати їх докладніше не має сенсу - у всіх є базові функції авторизації і контролю друку. Тепер приступимо до тих рішень, з якими ми як мережевий інтегратор працюємо і яким необхідний персональний підхід. На ринку їх досить багато, але розглянемо найбільш ефективні і оптимальні з точки зору впровадження та технічної підтримки.

FollowMe від Ringdale - комплексне самостійне рішення, поставляється окремо від устаткування. FollowMe дозволяє вести моніторинг друку, здійснювати контроль копіювання і сканування, створювати політики друку і квоти для окремих співробітників або департаментів. За допомогою системи користувачі можуть ставити завдання в загальну чергу і друкувати їх на будь-якому підтримуваному пристрої тільки після авторизації, що гарантує захист конфіденційних документів. FollowMe дозволяє здійснювати DLP-моніторинг друку, виявляти потенційні порушення і припиняти появу вразливостей. Наприклад, якщо система знайшла в документі певні словосполучення, то вона може заблокувати друк і відправити повідомлення в відділ інформаційної безпеки. FollowMe підтримує мобільну друк, працює з пристроями будь-яких виробників і адаптується в різних середовищах. Підходить для компаній різного розміру і напрямки діяльності.

Streamline NX від Ricoh - комплекс масштабованих вбудованих додатків і інструментів для управління процесами друку та документообігу. Це ціла інфраструктура, де є можливість створити свій власний користувальницький інтерфейс: вибрати необхідні інструменти, візуалізувати їх на екрані (значна бібліотека іконок, можна довантажити свої) і побудувати алгоритм взаємодії з пристроями. Streamline NX робить максимально зручними функції адміністрування, моніторингу та контролю для ІТ-адміністраторів, також дозволяє демонструвати роботу апаратів на поверховому плані в режимі реального часу. Авторизація користувачів на пристроях забороняє несанкціонований доступ до конфіденційних документів і дозволяє виконувати друк тільки їх власникам. Система також має власний захищеним цифровим документообігом з можливістю інтеграції вразливих паперових документів. У Streamline NX є свої особливості: система моноплатформенная і ставиться тільки на апарати Ricoh (можна використовувати іншого виробника, але доведеться закупитися дорогим зовнішнім контролером, плюс на виході ви отримаєте урізаний набір функцій), також StreamLine NX не має сенсу впроваджувати на малу кількість пристроїв ( 2-5).

Uniflow - єдина інтегрована платформа для управління процесами друку та сканування. Рішення розроблено компанією NT-ware, що належить Canon. Підтримує МФУ Canon і парки пристроїв різних виробників, легко інтегрується з існуючим обладнанням. Платформа має масштабовану конфігурацію і забезпечує кожного співробітника універсальним драйвером, який дозволяє виконувати друк з будь-яких пристроїв. Є як хмарна платформа Uniflow Online, так і класична серверна ліцензія. За допомогою Uniflow можна здійснювати безпечну друк і захист документів: система аутентифікації мінімізує ризик витоку конфіденційних даних за рахунок контролю і обмеження доступу до них. Платформа має функцію оптичного розпізнавання тексту (OCR), що працює на логіці IRIS. Uniflow дозволяє встановлювати правила, як і де друкувати, для більш широкого управління витратами має вбудовану систему звітності по загальних витрат на друк, копіювання і сканування.

PaperCut MF - просте універсальне рішення з функціями контролю і управління печаткою. Дозволяє створювати квоти, ставити фільтри і обмеження, вести диференційований контроль і запис друку на рахунок. Є функції віддаленого адміністрування через веб і моніторингу локальних принтерів, система сама відправляє повідомлення про збої. PaperCut NG здійснює підтримку декількох серверів, має свою базу даних і інтегрується з зовнішніми. Embedded-клієнти для Epson, OKI та деяких інших виробників, а також для Brother, Canon, Dell, HP, Konica Minolta, Kyocera, Lexmark, RISO, Samsung, Sharp, Toshiba, Xerox. Платформа випущена в версіях для Windows, Mac, Linux і Novell, масштабується до 100 000 користувачів, тобто підійде для компаній будь-якого розміру.

MyQ - модульна платформа для управління процесами друку та оптимізації документообігу. Дозволяє адмініструвати МФУ: моніторинг мережевих і локальних апаратів, автоматичні пошук нових пристроїв і установка драйверів, підтримка SNMP і інтерфейсу Fiery. За допомогою MyQ можна адмініструвати інфраструктуру і інтерфейс: створювати звіти, налаштовувати панель інструментів і спливаючі повідомлення, вести журнал аудиту, планувати завдання. MyQ здійснює буферизацію клієнтів і пристроїв, обробку і стиснення завдань, підтримує створення правил, дозволів і квот на друк. Платформа гарантує захищену відкладену друк і доступ до пристроїв тільки після авторизації. У MyQ є додаток для ОС Android і iOS, що дозволяє безпосередньо друкувати з мобільних пристроїв. Платформа підтримує 4000+ різних пристроїв від 26 виробників, в запасі у виробника вбудовані термінали і зовнішні з сенсорним екраном, також широкий вибір зчитувачів ID-карт.

SafeQ від YSoft - комплексне надійне рішення для управління печаткою. Відразу уточнимо, що ці програми підтримує пристрою не за моделями, а виробникам. Найкраще інтегрується з Xerox, Konica Minolta, Ricoh, Toshiba, Samsung, Lexmark, Sharp. Авторизація користувачів здійснюється за допомогою карти, ПІН або логіна з паролем. Є можливість призначати правила на друк, копіювання і сканування, розділяти користувачів по групах, керувати чергою друку. За допомогою SafeQ можна вести докладний облік всіх виконуються робіт на пристроях як на рівні всієї компанії, так і на рівні окремого співробітника: система моніторить кількість сторінок, використання кольорового друку, дуплексного друку, різноманітних форматів. SafeQ підтримує кластерну конфігурацію, тобто при виході з ладу будь-якого сервера, вся система продовжує функціонувати, що забезпечує відмовостійкість. Платформа масштабируемая і підходить як для малих підприємств, так і для великих підприємств з офісами в різних регіонах або країнах.

Нагадаємо: БУДЬ-ЯКА система вимагає комплексного підходу, це не коробкове рішення. Необхідно вибудувати стратегію і планомірно її дотримуватися, щоб в результаті отримати високоефективну друковану інфраструктуру, скорочення фінансових витрат на її обслуговування і забезпечення належного рівня безпеки процесів друку, сканування та копіювання.

Ми, компанія LWCOM, допоможемо з вибором найбільш оптимального рішення для вашої компанії: виконаємо аудит колишньої друкованої інфраструктури, підберемо обладнання і ПЗ, здійснимо поставку та впровадження, проведемо настройку і тестування системи, а також навчання співробітників, в подальшому забезпечимо технічну підтримку готового рішення.

Якщо у Вас є питання до автора статті, задайте їх по електронній пошті або телефону



ЩЕ ПОЧИТАТИ